Hoe maak je een draaiboek voor een groep 8-feest?

Waarom een draaiboek voor een groep 8-feest?

Tijdens het feest zelf wil je niet meer hoeven bespreken wie de drankjes verzorgt, hoe laat de DJ binnen kan, wie de leerlingen ontvangt of wanneer de pizza's worden bezorgd.

Dat soort afspraken maak je vooraf.

Een draaiboek brengt alle belangrijke informatie bij elkaar. Denk aan:

• tijden en planning;
• contactpersonen;
• opbouw en afbouw;
• taakverdeling onder ouders en leerkrachten;
• eten en drinken;
• ontvangst en vertrek van de leerlingen;
• DJ, muziek en entertainment;
• eventuele spellen en andere activiteiten;
• praktische afspraken met de locatie;
• wat er na afloop moet gebeuren.

Het draaiboek hoeft niet iedere minuut van de avond vast te leggen. Sterker nog: een beetje flexibiliteit is juist prettig.

Zie het vooral als de rode draad van het feest.

Begin met de belangrijkste gegevens

Zet bovenaan het draaiboek eerst alle basisinformatie.

Noteer de datum, het adres van de feestlocatie, de begin- en eindtijd en de namen en telefoonnummers van de belangrijkste contactpersonen.

Vermeld daarnaast vanaf welk tijdstip de locatie toegankelijk is en wie aanwezig is om bijvoorbeeld de DJ en andere leveranciers binnen te laten.

Dat lijkt vanzelfsprekend, maar juist dit soort praktische informatie voorkomt op de dag zelf veel telefoontjes en WhatsApp-berichten.

Begin het draaiboek vóórdat de leerlingen binnenkomen

Een veelgemaakte fout is om een draaiboek te laten beginnen op het tijdstip waarop het feest begint.

De organisatie begint natuurlijk veel eerder.

De locatie moet worden klaargezet, eten en drinken moet worden voorbereid en de DJ heeft tijd nodig om zijn apparatuur op te bouwen en te testen.

Stel dat de groep 8-disco om 19.00 uur begint. Dan kan het draaiboek bijvoorbeeld al ruim daarvoor starten met het openen en inrichten van de locatie.

Houd daarbij rekening met de afgesproken opbouwtijd van de DJ. Een professionele DJ neemt onder andere geluidsapparatuur, verlichting en andere materialen mee. Zorg daarom dat de ruimte op het afgesproken tijdstip vrij en toegankelijk is.

Zo staat alles klaar voordat de eerste leerlingen binnenkomen.

Plan eten vóór de disco

Willen jullie gezamenlijk friet, pizza of iets anders eten? Dan adviseren we om dit vóór de eigenlijke disco te plannen.

Bijvoorbeeld:

18.00 uur – leerlingen aanwezig en gezamenlijk eten
18.45 uur – eten afronden en opruimen
19.00 uur – start groep 8-disco

Zo ontstaat er een duidelijk moment waarop het feest echt begint.

Wanneer tijdens de disco uitgebreid gegeten wordt, valt de groep gemakkelijker uiteen. Een deel van de leerlingen staat dan op de dansvloer, terwijl anderen aan tafel zitten.

Drinken en kleine snacks kunnen uiteraard wel gedurende het feest beschikbaar blijven.

Zet niet iedere vijf minuten iets in het draaiboek

Een draaiboek is handig, maar probeer het feest niet volledig dicht te timmeren.

Een schema zoals:

19.00 uur dansen
19.08 uur groepsfoto
19.15 uur spel
19.23 uur drinken
19.31 uur dansen

werkt in de praktijk meestal niet prettig.

Een feest blijft mensenwerk. Misschien staat de dansvloer om 19.25 uur helemaal vol en is dat juist niet het moment om de muziek stil te leggen voor een geplande activiteit.

Werk daarom liever met globale momenten.

De DJ kan vervolgens inspelen op de sfeer en bepalen wanneer een activiteit het beste tot zijn recht komt.

Spreek af hoe leerlingen naar huis gaan

Het einde van het feest verdient een eigen onderdeel in het draaiboek.

Hoe worden de leerlingen opgehaald? Mogen sommige kinderen zelfstandig naar huis? Waar wachten de ouders? En wie controleert of iedereen veilig vertrekt?

Bij een feest met tientallen kinderen wil je dit niet pas om 21.00 uur gaan bedenken.

Communiceer de eindtijd daarom vooraf duidelijk naar ouders en maak afspraken over het ophalen.

Zo voorkom je dat er na afloop nog tien leerlingen rondlopen terwijl de organisatie eigenlijk al wil beginnen met opruimen.

Vergeet de afbouw niet

Om 21.00 uur stopt misschien de muziek, maar daarmee is het draaiboek nog niet afgelopen.

De DJ moet zijn apparatuur afbouwen, afval moet worden opgeruimd en de locatie moet eventueel weer in de oorspronkelijke staat worden teruggebracht.

Noteer daarom ook tot welk tijdstip de locatie beschikbaar is.

Als een zaal om 21.00 uur leeg moet zijn terwijl de disco tot 21.00 uur duurt, ontstaat er natuurlijk een probleem.

Houd dus voldoende tijd over voor afbouw en opruimen.

Deel het draaiboek met de juiste mensen

Een draaiboek werkt alleen wanneer de betrokken mensen het ook hebben.

Stuur de definitieve versie daarom enkele dagen voor het feest naar de belangrijkste ouders, leerkrachten en andere betrokkenen.

De DJ hoeft niet per se het volledige interne draaiboek te ontvangen, maar moet uiteraard wel de informatie hebben die voor zijn werkzaamheden relevant is.

Denk aan het adres, contactpersoon, bereikbaarheid van de locatie, opbouwtijd, start- en eindtijd, muziekafspraken en eventuele geplande activiteiten.

Verandert er daarna nog iets belangrijks? Geef dit dan ook door.

Een goed draaiboek geeft juist vrijheid

Een draaiboek klinkt misschien alsof je ieder onderdeel van het groep 8-feest vooraf moet vastleggen. Het tegenovergestelde is eigenlijk waar.

Door praktische zaken vooraf goed te regelen, hoef je er tijdens het feest juist nauwelijks meer over na te denken.

Iedereen weet wat zijn taak is, de DJ kent het programma en de leerlingen kunnen gewoon feestvieren.

Leg daarom vooral de vaste momenten en verantwoordelijkheden vast, maar plan de sfeer niet.

Want of de stoelendans uiteindelijk om 19.55 of 20.05 uur begint, is helemaal niet belangrijk.

Als de dansvloer vol staat en de klas plezier heeft, loopt het draaiboek precies zoals het hoort.